GDPR Information

Trygghet är grundläggande vid användning av webbaserade tjänster som ProjectCompanion. Det är därför mycket viktigt för oss att vara tydliga på hur vi hanterar personuppgifter.

Som en del av dataskyddsförordningen (GDPR) skall det finnas ett personuppgiftsbiträdesavtal som tydliggör vår relation och hur vi hanterar personuppgifter på ditt uppdrag. Ytterligare information som är relaterad till personuppgifter finns på våra sidor om integritet och säkerhet.

Nedan beskrivs mer detaljerat vilka personuppgifter vi hanterar i tjänsten.

Personuppgifter

Funktioner i ProjectCompanion där personuppgifter behandlas är primärt användare och kunder. Denna information går att skapa, hantera och radera via verktygets funktioner.

Användarkonton

Följande information kan registreras i ProjectCompanion om en användare:

  • Förnamn
  • Efternamn
  • Användarnamn
  • E-postadress
  • Avdelning
  • Organisationsroll
  • Förvald timtaxa
  • Internkostnad per timme
  • Startsida i systemet
  • Arbetstid
  • Anställningsnummer
  • Kontokod
  • Behörighet
  • Projektmedlemskap
  • Inloggningshistorik (tidpunkt, webbläsare, IP, om inloggningsförsöket lyckades eller ej)

Vilka fält som finns tillgängliga beror på vilka moduler som används av kunden. Användaren kan själv registrera och ändra kontaktinformation om sig själv för att underlätta kontakten med andra projektdeltagare:

  • Förnamn
  • Efternamn
  • E-post
  • Kontorstelefon
  • Mobiltelefon
  • Hemtelefon
  • Webbsida
  • Profilbild

En person kan sedan deltaga i olika projekt.

Användaren kan själv anonymisera sitt konto genom att ändra under Mitt konto. Om kontot kan raderas helt beror på en intresseavvägning. Om kontot skall raderas kontaktar den personuppgiftsansvariga ProjectCompanion för att genomföra operationen.

Kunder och kontaktpersoner

Förutom användare finns information om de kunder som läggs upp i ProjectCompanion genom tjänsten. Projekten drivs för kunder och fakturor skickas till kunder. En kund kan ha en primär kontaktperson samt övriga kontaktpersoner. Följande information kan registreras om en primär kundkontakt i ProjectCompanion:

  • Kontaktperson
  • Telefon
  • Fax (kommer att utgå)
  • E-post

Not: syftet med telefon, fax och e-post är normalt för att ha kontaktinformation till organisationen (till exempel växelnummer och generell e-postadress). För en kund går det även att lägga upp kontaktpersoner. För en kontaktperson kan man registrera:

  • Förnamn
  • Efternamn
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • Beskrivning

ProjectCompanions kund kan själv redigera och radera alla dessa fält. Det går även att exportera ut kunder och kontaktpersoner till en fil för dataportabilitet.

Projekt och dokument mm

En användare är delaktig i olika projekt och hanterar då projektrelaterad information. Det kan till exempel vara i form av projektplaner, uppgifter, dagboksanteckningar, tidrapporter, kostnader, projektbeskrivningar, fakturor samt dokument. Denna information kopplar till syftena med ProjectCompanion (stödja projektarbete och samverkan, informationsdelning, uppföljning samt arkivering av genomfört arbete).

Det går att exportera ut planer, uppgifter, tid, kostnader mm. Om avtalet med ProjectCompanion sägs upp får kunden tillgång till databas och dokument för dataportabilitet.

Underbiträden

Våra underbiträden finns sammanställda i tjänsteavtalet, vilket varierar mellan olika kunder. ProjectCompanion lagrar alltid kunders data inom EU (som standard via AWS Europe). E-postmeddelanden skickas via Sendgrid som har en Privacy Shield certifiering. Notera att det även går att konfigurera en egen e-postserver för meddelandetjänster. Om en person använder våra supporttjänster kommer ärendet att hanteras via Zendesk, som också har en Privacy Shield certifiering.

Personuppgiftsincidenter

Om du misstänker att personuppgifter spridits från ProjectCompanion är det viktigt att omedelbart kontakta oss via vår e-post adress för incidentrapportering (incident@projectcompanion.com). Du kan läsa mer om vår process för att hantera incidenter.

Avtalsvillkor och uppdateringar

De avtalsvillkor som gäller för användandet av tjänsten har anpassats till den nya lagstiftningen. Varje användare kommer aktivt att behöva ta ställning till om de vill acceptera de nya reglerna för hur personuppgifter hanteras i ProjectCompanion vid inloggningen.

Dataskyddsrepresentant

Martin Andersson (martin.andersson@projectcompanion.com), VD för ProjectCompanion, är kontaktperson och dataskyddsrepresentant.

Posted in Ingen kategori, Nyheter